La tributación y cotización en los desplazamientos

Diferencia entre cotización y tributación

Es importante diferenciar la tributación y la cotización a la seguridad social que se raliza en una nómina de una persona trabajadora:

1. La cotización es la aportación realizada a la Seguridad Social en proporcion al salario obtenido para tener derecho a diferentes prestaciones como la jubilación, incapacidades o desempleo.
2. La tributación es la retención practicada por la empresa para abonársela a la Hacienda Pública para el Impuesto de la Renta de las Personas Físicas.

Aunque la mayoría de los conceptos incluidos en una nómina cotizan y tributan existen excepciones.

Los gastos de desplazamiento

Los gastos ocasionados con motivo de un desplazamiento de una persona trabajadora, y abonados por la empresa, están exentos, con unos determinados límites, de cotizar y tributar.

Son las denominadas dietas en la nómina.

Tributación

El artículo 9 del Real Decreto 439/2007, actualizado por la Orden HFP/792/2023, establece los límites exentos de tributación:

1. Gastos de locomoción (KM):
   • Si el trabajador utiliza medios de transporte público, estará exento de tributación el importe del gasto que se justifique mediante factura o documento equivalente.
   • Si por el contrario, utiliza un medio de transporte privado, la cantidad exenta será la que resulte de computar 0,26 euros por kilómetro recorrido, siempre que se justifique la realidad del desplazamiento, más los gastos de peaje y aparcamiento que se justifiquen.
2. Gastos de manutención y alojamiento: Cuando un trabajador es desplazado a un municipio distinto del lugar de trabajo habitual, y siempre que no se encuentre residiendo en dicho municipio al que ha sido desplazado, estarán exento de tributación los gastos de manutención y estancia. En cualquier caso, se considera gastos exentos los siguientes:
   • Cuando haya pernoctado en municipio distinto del lugar de trabajo habitual y del que constituya la residencia del perceptor:
     • Por gastos de estancia, los importes que se justifiquen. En el caso de conductores de vehículos dedicados al transporte de mercancías por carretera, no precisarán justificación en cuanto a su importe los gastos de estancia que no excedan de 15 euros diarios, si se producen por desplazamiento dentro del territorio español, o de 25 euros diarios, si corresponden a desplazamientos a territorio extranjero.
     • Por gastos de manutención, 53,34 euros diarios, si corresponden a desplazamiento dentro del territorio español, o 91,35 euros diarios, si corresponden a desplazamientos a territorio extranjero.
   • Cuando no se haya pernoctado en municipio distinto del lugar de trabajo habitual y del que constituya la residencia del receptor:
     • Gastos de manutención que no excedan de 26,67 ó 48,08 euros diarios, según se trate de desplazamiento dentro del territorio español o al extranjero, respectivamente.

Para que dichas cantidades puedan estar exentas es obligatorio acreditar el día y lugar del desplazamiento, así como su razón o motivo. Además, el desplazamiento no podrá ser superior a nueve meses.

Cotización

El artículo 109 de la Ley General de la Seguridad Social  indica que no se computarán en la base de cotización, es decir, que estarán exentas de cotización:

1. Los gastos realizados cuando el trabajador utilice transporte público para su desplazamiento, siempre que el trabajador se desplace fuera de su centro habitual de trabajo para realizar el mismo en lugar distinto, y además se justifiquen mediante factura o documento equivalente. En este caso, no existirá más limitación que la propia justificación de los gastos abonados como dietas.
2. Los gastos de locomoción cuando el trabajador utilice un medio de transporte privado para desplazarse y trabajar fuera de su centro habitual de trabajo para realizar el mismo en lugar distinto, así como los gastos normales de manutención y estancia generados en municipio distinto del lugar del trabajo con los mismo límites que los indicados anteriormente en la tributación.