Cómo realizar el registro de salarios en la empresa

El artículo 28 del Estatuto de los Trabajadores recoge la obligación de registrar el salario con el objetivo de verificar que exista igualdad de remuneración entre hombres y mujeres dentro de la empresa.

Esta igualdad existe siempre que a trabajos de igual valor, se abone lo mismo a hombres y mujeres y, en caso de diferencia, que exista una causa objetiva para ello (como puede ser un complemento de antigüedad).

Sin embargo, cómo detallaremos en este artículo, la empresa tiene un pequeño margen de maniobra a la hora de establecer cómo realizar el registro para que no parezca que existe desigualdades (para el caso de que las hubiera).

La clave de todo será la distribución que se realice de dicho registro, es decir, cómo se van a agrupar a los trabajadores y que unidad de comparación se va a establecer a la hora de contabilizar el salario.

En cualquier caso, el citado artículo establece lo siguiente:

El empresario está obligado a llevar un registro con los valores medios de los salarios, los complementos salariales y las percepciones extrasalariales de su plantilla, desagregados por sexo y distribuidos por grupos profesionales, categorías profesionales o puestos de trabajo iguales o de igual valor. Apartado 2 del artículo 28 del Estatuto de los Trabajadores

Por lo tanto, el empresario está obligado a llevar un registro con los valores medios de los salarios y pluses extrasalariales desagregados por sexo y distribuidos por puestos de trabajo.

Este registro deberá de ser entregado a los representantes legales de los trabajadores.

Valores medios de los salarios, complementos salariales y pluses extrasalariales

A la hora de establecer el valor medio es fundamental escoger la unidad de referencia temporal, ¿salarios anuales? ¿salarios mensuales?…

Por ejemplo, es frecuente que en las empresas exista un importante número de mujeres trabajadores que tengan una reducción de jornada por guarda legal o que sin tener la reducción de jornada tengan un trabajo a tiempo parcial, por lo tanto, si se coge el salario anual o mensual puede parecer que existe una desigualdad en los salarios.

Sin embargo, dicho cuestión no sucede (o no debería) si se coge el salario hora de trabajo, ya que no tiene en cuenta las reducciones de jornada, o contratos a jornada completa o parciales.

En consecuencia, la empresa tiene libertad para establecer el salario medio (hora, diario, mensual o anual) que más considere conveniente para su registro de salarios.

Distribución por grupo o categoría profesional o puestos de igual valor

Es obvio que no es lo mismo comparar los sueldos de los trabajadores no cualificados con los directivos de la empresa, por lo tanto la agrupación tiene que tener una cierta objetividad.

En este aspecto, la legislación es bastante abierta y permite agruparlos de tres maneras posibles:

  1. Por grupo profesionales, según lo que establezca el convenio colectivo.
  2. Por categorías profesionales, relacionados con el grupo de cotización.
  3. Por puestos de trabajo de igual valor.

Si la empresa opta por hacer el registro teniendo en cuenta los puestos de igual valor permitiría, por un lado, saberse con certeza si existe o no desigualdad de salarios entre hombres y mujeres y, por otro lado, que considera la empresa puestos de igual valor.

Es conveniente recodar que existe desigualdad cuando dos trabajadores que realizan un trabajo de igual valor cobran de manera diferente sin una justificación objetiva para ello.

En la práctica, la mayoría de las empresa, por no decir todas, optarán por hacer el registro de salario tomando en consideración los grupos o categorías profesionales. En este caso, este registro podrá ser un indicio de discriminación en caso de que los datos no demuestren salarios igualitarios, pero no será una prueba concluyente, ya que habrá de valorarse si son puestos de igual valor o no dentro de la distribución realizada por la empresa.

¿Que se considera trabajo de igual valor?

Teniendo en cuenta todo lo anterior, una cuestión fundamental será establecer que son trabajos de igual valor.

Este problema nos lo ahorraríamos si ya lo establece la empresa en el registro de salario, como seguramente ésto no ocurrirá, según el citado artículo 28 del Estatuto de los Trabajadores se debe considerar trabajo de igual valor:

Un trabajo tendrá igual valor que otro cuando la naturaleza de las funciones o tareas efectivamente encomendadas, las condiciones educativas, profesionales o de formación exigidas para su ejercicio, los factores estrictamente relacionados con su desempeño y las condiciones laborales en las que dichas actividades se llevan a cabo en realidad sean equivalentes.

Como vemos es un concepto algo subjetivo, que se deberá analizar cada caso de manera concreta. Desglosando la definición, podemos establecer que un trabajo tendrá igual valor cuando sean equivalentes simultáneamente estas tres cuestiones:

  1. Las tareas o funciones que realiza el trabajador.
  2. Las condiciones educativas, profesionales o de formación necesarias para realizar las citadas tareas o funciones.
  3. Las condiciones laborales en que dichas tareas y funciones se desempeñan.

A estos tres cuestiones, podríamos añadir la responsabilidad de sus tareas no sólo dentro de la empresa, sino de cara a terceras personas ajenas a la empresa.

Por ejemplo, no es lo mismo un carretillero en un almacén de fruta que en una cámara frigorífica a 20 grados bajo cero de alimentos, ya que aunque las funciones y la formación necesarias sean la mismas, las condiciones laborales no lo son.

Obligación en empresas con más de 50 trabajadores

En empresas con al menos 50 trabajadores, además del registro anteriormente comentado, se exige una comparativa adicional para verificar si existe o no desigualdad. Esta obligación también se establece en el citado artículo 28 del Estatuto de los Trabajadores.

En este sentido, la empresa deberá incluir dentro del registro salarial una justificación cuando el promedio de las retribuciones a los trabajadores de un sexo sea superior a los del otro en un 25% (o más) tomando como referencia :

  • El conjunto de la masa salarial de hombres y mujeres o,
  • la media de las percepciones satisfechas de hombres y mujeres.

Hay que realizar los dos cálculos anteriores para saber si existe la obligación de explicar o justiciar el hecho de que no existe una desigualdad.

Al obligar tomar como referencia el conjunto de masa salarial, puede ser que parezca que existe desigualdad en una empresa de mayoría de hombres. En dicho caso, habrá que verificar si existe alguna razón por la cual la contratación sea mayoritariamente masculina.

¿Cada cuanto tiempo hay que hacer el registro?

El artículo 64 del Estatuto de los Trabajadores obliga a la empresa a informar a los representantes de los trabajadores, con carácter anual, de la aplicación de medidas relativas a la igualdad de trato y oportunidades entre hombres y mujeres, entre las que se deberá incluir el registro de salarios explicado en este artículo.

Por ello, en mi opinión, y ante otra indicación al respecto, este registro de salarios se deberá de realizar y actualizar cada año.

¿El trabajador puede solicitar el registro de salarios?

El Estatuto establece que las personas trabajadoras tienen derecho a acceder, a través de la representación legal de los trabajadores en la empresa, al registro salarial de su empresa.

Este registro debe entregarse a los representantes legales de los trabajadores y es a través de ellos como el trabajador puede conocerlo.

El problema será cuando no exista representación legal de los trabajadores o cuando la empresa sea tan pequeña que, teniendo acceso al registro, el trabajador pueda conocer el salario de otros trabajadores.

En el primero de los casos, entiendo que en cualquier caso, el trabajador podrá solicitar dicho registro a través del juzgado de lo social.

En el segundo caso, y derivado de la ley de protección de datos, la empresa podrá negarse a entregar el registro si con el los trabajadores pueden conocer de manera individualizada el salario de algún trabajador.

El objetivo del registro no es poder conocer si alguien de la empresa cobra más o menos que otro, sino si existe una desigualdad de salarios entre hombres y mujeres.

Posibles sanciones a la empresa

Se considera una infracción grave, recogido en el apartado 13 del artículo 7 de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social que establece que es un infracción grave:

No cumplir las obligaciones que en materia de planes y medidas de igualdad establecen la Ley Orgánica 3/2007, de 22 de marzo, para la igualdad efectiva de mujeres y hombres, el Estatuto de los Trabajadores o el convenio colectivo que sea de aplicación

Por ello, la empresa podrá ser sancionada con una cuantía de 626 a 6.250 euros, según la graduación que realice la inspección de trabajo.