La obligación del registro salarial por la empresa

El registro de salarios en la empresa

El artículo 28 del Estatuto de los Trabajadores y los artículos 5 y 6 del Real Decreto 902/2020 recogen la obligación de registrar el salario con el objetivo de verificar que exista igualdad de remuneración entre hombres y mujeres dentro de la empresa.

Este registro deberá de ser entregado a los representantes legales de las personas trabajadoras.

Existe igualdad retributiva siempre que a trabajos de igual valor, se abone lo mismo a hombres y mujeres y, en caso de diferencia, que exista una causa objetiva para ello (como puede ser un complemento de nocturnidad).

Los salarios que se analizarán, por regla general, serán los abonados en el año natural anterior, por lo tanto, en este año 2021 los registros salariales contendrán información de los salarios de enero a diciembre del año 2020.

Excepcionalmente, si existe una modificación importante de los salarios, ya sea debido a un nuevo convenio o a una decisión empresarial, no se tendrá en cuenta el año natural completo, sino que se puede coger un periodo inferior.

En cualquier caso, cómo detallaremos en este artículo, la empresa cuenta con un pequeño margen de maniobra a la hora de establecer cómo realizar el registro salarial para camuflar la existencia de desigualdades (para el caso de que las hubiera), margen que se reduce cuando tienen más de 50 personas trabajadoras en plantilla.

La cuestión fundamental será cómo se va a agrupar a los trabajadores a la hora de comparar sus salarios.

Cómo realizar el registro

En cuanto a la obligación del registro, el citado artículo 28 del Estatuto establece que:

El empresario está obligado a llevar un registro con los valores medios de los salarios, los complementos salariales y las percepciones extrasalariales de su plantilla, desagregados por sexo y distribuidos por grupos profesionales, categorías profesionales o puestos de trabajo iguales o de igual valor. Apartado 2 del artículo 28 del Estatuto de los Trabajadores

Por otro lado, el artículo 5 y 6 del RD 902/2020, además de los valores medios obliga a realizar la mediana de los salarios. (La mediana es un término estadístico que recoge la posición central de un conjunto de valores. Es decir, que si cogemos una lista de los salarios de 11 trabajadores, y los ordenamos de mayor a menor, el salario mediano será el del trabajador número 6 -posición central-, de tal manera que tendría por debajo al 50% de salarios y por encima al otro 50& de salarios.)

En suma, el empresario está obligado a llevar un registro, desglosado por sexo, en el que se recoja la media aritmética y la mediana de lo realmente percibido por las personas trabajadoras, y desagregada la información en salario base, complementos salariales y extrasalariales, y distribuidos por grupos profesionales, categoría profesional, nivel, puesto o cualquier otro sistema de clasificación aplicable.

Analicemos por separado estas dos cuestiones; valores medios y medianas de lo realmente percibido y distribución por grupos profesionales, puestos de trabajo, etc.

Valores medios y mediana de los salarios, complementos salariales y pluses extrasalariales

A la hora de establecer el valor medio y la mediana es fundamental escoger la unidad de referencia temporal, ¿salarios anuales? ¿salarios mensuales?…

Lo que establece la normativa (art. 28 ET y art. 5 y 6 del Real Decreto 902/2020), y también la recomendación del Instituto de las mujeres, es que se debe de tener en cuenta lo salarios efectivos, esto es, lo realmente percibido por la persona trabajadora.

Como es evidente, está información puede estar sesgada o no ser comparable, ya que pueden existir personas trabajadoras a tiempo parcial, o con un contrato temporal, con reducción de jornada… y ello puede determinar una apariencia de desigualdad en las retribuciones.

Opcionalmente, es posible analizar también la media y la media de los salarios equiparados, en contraposición a los salarios realmente percibidos por los trabajadores, esto es, teniendo en cuenta la duración del contrato, o el tipo de jornada completa o parcial.

Por ejemplo, es frecuente que en las empresas exista un importante número de mujeres trabajadores que tengan una reducción de jornada por guarda legal o que sin tener la reducción de jornada tengan un trabajo a tiempo parcial, por lo tanto, si se coge el salario anual o mensual puede parecer que existe una desigualdad retributiva.

Sin embargo, dicho cuestión no sucede (o no debería) si se coge el salario hora de trabajo o el salario anual a jornada completa, ya que no afecta las reducciones de jornada, o contratos a jornada completa o parciales.

En consecuencia, la empresa siempre está obligada a analizar los salarios efectivos, aunque también puede incluir los salarios equiparados, y tiene libertad para establecer el salario medio (hora, diario, mensual o anual) que más considere conveniente para su registro de salarios.

Distribución por grupo o categoría profesional o puestos de igual valor

Es obvio que no es lo mismo comparar los sueldos de los trabajadores no cualificados con los directivos de la empresa, por lo tanto la agrupación tiene que tener una cierta objetividad.

Las opciones de las empresa varían bastante entre aquellas empresas obligadas a realizar un plan de igualdad, empresas con más de 100 trabajadores en el año 2021, y empresas que no tenga esta obligación. En este sentido, dentro del plan de igualdad hay que hacer una auditoria retributiva, que es un análisis más amplio que el registro salarial.

Esta obligación de realizar un plan de igualdad (y una auditoría retributiva) se ampliará a todas las empresas de más de 50 trabajadores a partir del 7 de marzo del 2022, como explicamos en este artículo.

En primer lugar, para las empresas que no tengan la obligación de hacer un plan de igualdad, podrán agrupar a los trabajadores de tres maneras posibles:

1. Por grupo profesionales, según lo que establezca el convenio colectivo.
2. Por categorías profesionales, relacionados con el grupo de cotización.
3. Por puestos de trabajo de igual valor.

En este caso, si la empresa opta por hacer el registro teniendo en cuenta los puestos de igual valor permitiría, por un lado, saber más fácil si existe o no desigualdad de salarios entre hombres y mujeres y, por otro lado, saber que considera la empresa puestos de igual valor.

No obstante, seguramente la empresa opte por realizarlo por grupo o categorías profesionales, que no obliga ni vincula a la empresa para establecer que grupos de trabajadores realizan unas funciones de igual valor. Por ejemplo, ¿tiene el mismo valor el contable que el de recursos humanos?

Es conveniente recodar que existe desigualdad cuando dos trabajadores que realizan un trabajo de igual valor cobran de manera diferente sin una justificación objetiva para ello.

Por otro lado, para las empresas que tengan que hacer un plan de igualdad, tendrán que obligatoriamente hacer la agrupación de trabajadores en función del sistema de valoración de puestos de trabajo (conocido como SVPT) que debe existir si se realiza un plan de igualdad, como más adelante detallaremos.

¿Qué se considera trabajo de igual valor? El sistema de valoración de puestos de trabajo (SVPT)

Teniendo en cuenta todo lo anterior, una cuestión fundamental será establecer que son trabajos de igual valor.

El citado artículo 28 del Estatuto de los Trabajadores establece que se debe considerar trabajo de igual valor:

Un trabajo tendrá igual valor que otro cuando la naturaleza de las funciones o tareas efectivamente encomendadas, las condiciones educativas, profesionales o de formación exigidas para su ejercicio, los factores estrictamente relacionados con su desempeño y las condiciones laborales en las que dichas actividades se llevan a cabo en realidad sean equivalentes.

Desglosando la definición, podemos establecer que un trabajo tendrá igual valor cuando sean equivalentes simultáneamente estas cuatro cuestiones:

1. Conocimientos y aptitudes
2. Responsabilidad, no sólo dentro de la empresa, sino de cara a terceras personas ajenas a la empresa.
3. Esfuerzo, entendido este no sólo como esfuerzo físico, sino también mental.
4. Condiciones de trabajo en que dichas tareas y funciones se desempeñan.

Por ejemplo, no es lo mismo un carretillero en un almacén de fruta que en una cámara frigorífica de alimentos a 20 grados bajo cero, ya que aunque las funciones y la formación necesaria sea la mismas o muy similar, las condiciones laborales no lo son.

En principio, esto es una cuestión complicada y algo subjetiva, por ello el Real Decreto 902/2020 anuncia que, en el plazo de seis meses desde la entrada en vigor de la norma, es decir antes de octubre del 2021, se aprobará un procedimiento de sistema de valoración de puestos de trabajo.

Mientras tanto, el Instituto de las Mujeres ha elaborado una herramienta que permite analizar la valoración que debe tener cada puesto de trabajo estableciendo cada empresa, un baremo de factores puntuables, que permite determinar el valor de cada puesto de trabajo.

El Instituto de las Mujeres recomienda el uso de esta herramienta, aunque no este adaptada al Real Decreto 902/2020, mientras no se publique el procedimiento que anteriormente indicamos.

No hay que olvidar que el sistema de valoración de puestos de trabajo, y el uso de esta herramienta, será obligatoria y necesaria para las empresas que tenga que realizar el plan de igualdad, y por consiguiente, la auditoria retributiva, pero opcional para las empresas que sólo tengan que hacer el registro salarial.

Existencia de brecha salarial en empresas con más de 50 trabajadores

Además de las obligaciones anteriormente indicadas, cuando a la vista de los resultados del registro retributivo exista una brecha salarial, las empresas de más de 50 trabajadores estarán obligados a realizar una comparativa adicional para verificar si existe o no desigualdad.

En este sentido, se considera que existe brecha salarial cuando el promedio de las retribuciones a los trabajadores de un sexo sea superior a los del otro en un 25% (o más) tomando como referencia :

• El conjunto de la masa salarial de hombres y mujeres o,
• la media y mediana de las percepciones satisfechas de hombres y mujeres.

Es decir, para estas empresas de más 50 trabajadores, y siempre que exista esa brecha salarial superior al 25%, se exige una comparativa adicional para verificar si existe o no desigualdad. Esta obligación también se establece en el citado artículo 28 del Estatuto de los Trabajadores.

¿Cada cuanto tiempo hay que hacer el registro?

El artículo 64 del Estatuto de los Trabajadores obliga a la empresa a informar a los representantes de los trabajadores, con carácter anual, de la aplicación de medidas relativas a la igualdad de trato y oportunidades entre hombres y mujeres, entre las que se deberá incluir el registro de salarios explicado en este artículo.

Por ello, en mi opinión, y ante otra indicación al respecto, este registro de salarios se deberá de realizar y actualizar cada año.

Incluso, la periodicidad será menor si existe una modificación de las condiciones salariales.

¿El trabajador puede solicitar el registro de salarios?

El Estatuto establece que las personas trabajadoras tienen derecho a acceder, a través de la representación legal de los trabajadores en la empresa, al registro salarial de su empresa.

En concreto la representación legal de las personas trabajadoras deberá tener acceso al contenido íntegro del registro, tanto a los importes efectivos como a los importes equiparados, en su caso.

Este registro debe entregarse a los representantes legales de los trabajadores y es a través de ellos como el trabajador puede conocerlo.

El problema será cuando no exista representación legal de los trabajadores o cuando la empresa sea tan pequeña que, teniendo acceso al registro, el trabajador pueda conocer el salario de otros trabajadores.

En el primero de los casos, entiendo que en cualquier caso, el trabajador podrá solicitar dicho registro a través del juzgado de lo social.

En el segundo caso, y derivado de la ley de protección de datos, la empresa podrá negarse a entregar el registro si con el los trabajadores pueden conocer de manera individualizada el salario de algún trabajador.

El objetivo del registro no es poder conocer si alguien de la empresa cobra más o menos que otro, sino si existe una desigualdad de salarios entre hombres y mujeres.

Posibles sanciones a la empresa

Se considera una infracción grave, recogido en el apartado 13 del artículo 7 de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social que establece que es un infracción grave:

No cumplir las obligaciones que en materia de planes y medidas de igualdad establecen la Ley Orgánica 3/2007, de 22 de marzo, para la igualdad efectiva de mujeres y hombres, el Estatuto de los Trabajadores o el convenio colectivo que sea de aplicación

Por ello, la empresa podrá ser sancionada con una cuantía de 626 a 6.250 euros, según la graduación que realice la inspección de trabajo.