La obligación del registro salarial por la empresa

El registro retributivo y la auditoria retributiva en la empresa

Todas las empresas tienen la obligación de realizar un registro retributivo de toda su plantilla, incluido el personal directivo y los altos cargos., pero además, aquellos trabajadores que tengan que hacer un plan de igualdad tendrán que tener una auditoria retributiva.

En principio, todas las empresas que tengan más de 50 trabajadores tendrán que tener un plan de igualdad, pero puede existir empresas con menos trabajadores que el convenio se lo exija.

El registro retributivo es el documento mediante el cual la empresa analiza los salarios de los trabajadores diferenciados por sexo y agrupados por grupos profesionales o trabajos de mismo valor, y para el caso de que exista una diferencia superior al 25% entre hombres y mujeres se deberá incluir una justificación de dicha diferencia que acredite que la diferencia no viene motivado por el sexo de las personas trabajadoras.

Esta regulado en el artículo 28 del Estatuto de los Trabajadores y los artículos 5 y 6 del Real Decreto 902/2020 que recogen la obligación de registrar los salarios de las personas trabajadoras con el objetivo de verificar que exista igualdad de remuneración entre hombres y mujeres dentro de la empresa.

El registro retributivo cumple, con dos propósitos necesarios y complementarios:

1. proporcionar información suficiente, racional y adecuada sobre la aplicación efectiva del principio de igualdad de trato y,
2. prevenir situaciones de riesgo discriminatorio.

Este registro retributivo deberá de ser entregado a los representantes legales de los trabajadores.

Existe igualdad retributiva siempre que a trabajos de igual valor, se abone lo mismo a hombres y mujeres y, en caso de diferencia, que exista una causa objetiva para ello.

Los salarios que se analizarán, por regla general, serán los abonados en el año natural anterior, por lo tanto, en este año 2023 los registros salariales contendrán información de los salarios de enero a diciembre del año 2022.

Excepcionalmente, si existe una modificación importante de los salarios, ya sea debido a un nuevo convenio o a una decisión empresarial, no se tendrá en cuenta el año natural completo, sino que se puede coger un periodo inferior.

En cualquier caso, cómo detallaremos en este artículo, la empresa cuenta con un pequeño margen de maniobra a la hora de establecer cómo realizar el registro salarial para camuflar la existencia de desigualdades (para el caso de que las hubiera), margen que se reduce cuando tienen más de 50 personas trabajadoras en plantilla, ya que se tiene que hacer la auditoria retributiva.

En este sentido, la auditoria retributiva no sólo simplemente es un registro sino que se ha de analizar de manera amplia el riesgo o las posibilidades de que exista una desigualdad retributiva en la empresa teniendo en cuenta el contexto particular de la empresa.

Esta regulado principalmente en los artículo 7 y siguientes del Real Decreto 902/2020.

En cualquier caso, tanto en la auditoria y en el registro la cuestión fundamental será cómo se va a agrupar a los trabajadores a la hora de comparar sus salarios.

Cómo realizar el registro retributivo

En cuanto a la obligación del registro, el citado artículo 28 del Estatuto establece que:

El empresario está obligado a llevar un registro con los valores medios de los salarios, los complementos salariales y las percepciones extrasalariales de su plantilla, desagregados por sexo y distribuidos por grupos profesionales, categorías profesionales o puestos de trabajo iguales o de igual valor. Apartado 2 del artículo 28 del Estatuto de los Trabajadores

La representación legal de las personas trabajadoras deberá ser consultada, con una antelación de al menos diez días, con carácter previo a la elaboración del registro. Asimismo, y con la misma antelación, deberá ser consultada cuando el registro sea modificado por un variación importante de los salarios que implique la necesidad de hacer otro registro.

Por otro lado, el artículo 5 y 6 del RD 902/2020, además de los valores medios obliga a realizar la mediana de los salarios. (La mediana es un término estadístico que recoge la posición central de un conjunto de valores. Es decir, que si cogemos una lista de los salarios de 11 trabajadores, y los ordenamos de mayor a menor, el salario mediano será el del trabajador número 6 -posición central-, de tal manera que tendría por debajo al 50% de salarios y por encima al otro 50% de salarios.)

En suma, el empresario está obligado a llevar un registro, desglosado por sexo, en el que se recoja la media aritmética y la mediana de lo realmente percibido por las personas trabajadoras, y desagregada la información en salario base, complementos salariales y extrasalariales, y distribuidos por grupos profesionales, categoría profesional, nivel, puesto o cualquier otro sistema de clasificación aplicable.

A su vez, esta información deberá estar desagregada en atención a la naturaleza de la retribución, incluyendo salario base, cada uno de los complementos y cada una de las percepciones extrasalariales, especificando de modo diferenciado cada percepción.

Analicemos por separado estas dos cuestiones; valores medios y medianas de lo realmente percibido y distribución por grupos profesionales, puestos de trabajo, etc.

Valores medios y mediana de los salarios, complementos salariales y pluses extrasalariales

A la hora de establecer el valor medio y la mediana es fundamental escoger la unidad de referencia temporal, ¿salarios anuales? ¿salarios mensuales?…

Lo que establece la normativa (art. 28 ET y art. 5 y 6 del Real Decreto 902/2020), y también la recomendación del Instituto de las mujeres, es que se debe de tener en cuenta lo salarios efectivos, esto es, lo realmente percibido por la persona trabajadora.

Como es evidente, está información puede estar sesgada o no ser comparable, ya que pueden existir personas trabajadoras a tiempo parcial, o con un contrato temporal, con reducción de jornada… y ello puede determinar una apariencia de desigualdad en las retribuciones.

Opcionalmente, es posible analizar también la media y la media de los salarios equiparados, en contraposición a los salarios realmente percibidos por los trabajadores, esto es, teniendo en cuenta la duración del contrato, o el tipo de jornada completa o parcial.

Por ejemplo, es frecuente que en las empresas exista un importante número de mujeres trabajadores que tengan una reducción de jornada por guarda legal o que sin tener la reducción de jornada tengan un trabajo a tiempo parcial, por lo tanto, si se coge el salario anual o mensual puede parecer que existe una desigualdad retributiva.

Sin embargo, dicho cuestión no sucede (o no debería) si se coge el salario hora de trabajo o el salario anual a jornada completa, ya que no afecta las reducciones de jornada, o contratos a jornada completa o parciales.

En consecuencia, la empresa siempre está obligada a analizar los salarios efectivos, aunque también puede incluir los salarios equiparados, y tiene libertad para establecer el salario medio (hora, diario, mensual o anual) que más considere conveniente para su registro de salarios.

Distribución por grupo o categoría profesional o puestos de igual valor

Es obvio que no es lo mismo comparar los sueldos de los trabajadores no cualificados con los directivos de la empresa, por lo tanto la agrupación tiene que tener una cierta objetividad.

Las opciones de las empresa varían bastante entre aquellas empresas obligadas a realizar un plan de igualdad, empresas con más de 50 trabajadores en el año 2023, y empresas que no tenga esta obligación.

En este sentido, dentro del plan de igualdad hay que hacer una auditoria retributiva, que es un análisis más amplio que el registro salarial.

En primer lugar, para las empresas que no tengan la obligación de hacer un plan de igualdad, podrán agrupar a los trabajadores de tres maneras posibles:

1. Por grupo profesionales, según lo que establezca el convenio colectivo.
2. Por categorías profesionales, relacionados con el grupo de cotización.
3. Por puestos de trabajo de igual valor.

En este caso, si la empresa opta por hacer el registro teniendo en cuenta los puestos de igual valor permitiría, por un lado, saber más fácil si existe o no desigualdad de salarios entre hombres y mujeres y, por otro lado, saber que considera la empresa puestos de igual valor.

No obstante, seguramente la empresa opte por realizarlo por grupo o categorías profesionales, que no obliga ni vincula a la empresa para establecer que grupos de trabajadores realizan unas funciones de igual valor. Por ejemplo, ¿tiene el mismo valor el contable que el de recursos humanos?

Es conveniente recodar que existe desigualdad cuando dos trabajadores que realizan un trabajo de igual valor cobran de manera diferente sin una justificación objetiva para ello.

Por otro lado, para las empresas que tengan que hacer un plan de igualdad, tendrán que obligatoriamente hacer la agrupación de trabajadores en función del sistema de valoración de puestos de trabajo (conocido como SVPT) que debe existir si se realiza un plan de igualdad, como más adelante detallaremos.

Resultado del registro

Cuando a la vista de los resultados del registro retributivo exista una brecha salarial, las empresas de más de 50 trabajadores estarán obligados a realizar una comparativa adicional para verificar si existe o no desigualdad.

En este sentido, se considera que existe brecha salarial cuando el promedio de las retribuciones a los trabajadores de un sexo sea superior a los del otro en un 25% (o más) tomando como referencia :

• El conjunto de la masa salarial de hombres y mujeres o,
• la media y mediana de las percepciones satisfechas de hombres y mujeres.

Es decir, para estas empresas de más 50 trabajadores, y siempre que exista esa brecha salarial superior al 25%, se exige una comparativa adicional para verificar si existe o no desigualdad. Esta obligación también se establece en el citado artículo 28 del Estatuto de los Trabajadores.

Cómo realizar la auditoria retributiva en la empresa

De manera previa, conviene recordar que la auditoria retributiva es obligatoria en las empresas que tengan que tener un plan de igualdad, que como mínimo, estarán obligadas todas las empresas de más de 50 trabajadores.

El artículo 8 del Real Decreto 902/2020 establece el contenido que tiene que tener la auditoria salarial.

En primer lugar, es necesario hacer una valoración del puesto de trabajo como explicamos en el siguiente apartado.

La valoración de puestos de trabajo obliga a analizar todos los factores que concurren en un puesto de trabajo para intentar comparar diferentes grupos profesionales.

En segundo lugar, hay que establecer un plan de actuación para la corrección de las desigualdades retributivas, con determinación de objetivos, actuaciones concretas, cronograma y persona o personas responsables de su implantación y seguimiento.

El plan de actuación deberá contener un sistema de seguimiento y de implementación de mejoras a partir de los resultados obtenidos.

¿Qué se considera trabajo de igual valor? El sistema de valoración de puestos de trabajo (SVPT)

Teniendo en cuenta todo lo anterior, una cuestión fundamental será establecer que son trabajos de igual valor.

El citado artículo 28 del Estatuto de los Trabajadores establece que se debe considerar trabajo de igual valor:

Un trabajo tendrá igual valor que otro cuando la naturaleza de las funciones o tareas efectivamente encomendadas, las condiciones educativas, profesionales o de formación exigidas para su ejercicio, los factores estrictamente relacionados con su desempeño y las condiciones laborales en las que dichas actividades se llevan a cabo en realidad sean equivalentes.

Desglosando la definición, podemos establecer que un trabajo tendrá igual valor cuando sean equivalentes simultáneamente estas cuatro cuestiones:

1. Conocimientos y aptitudes
2. Responsabilidad, no sólo dentro de la empresa, sino de cara a terceras personas ajenas a la empresa.
3. Esfuerzo, entendido este no sólo como esfuerzo físico, sino también mental.
4. Condiciones de trabajo en que dichas tareas y funciones se desempeñan.

Por ejemplo, no es lo mismo un carretillero en un almacén de fruta que en una cámara frigorífica de alimentos a 20 grados bajo cero, ya que aunque las funciones y la formación necesaria sea la mismas o muy similar, las condiciones laborales no lo son.

En principio, esto es una cuestión complicada y algo subjetiva, por ello el ministerio de trabajo ha creado una herramienta de valoración del puestos de trabajo.

El sistema de valoración de puestos de trabajo, y el uso de esta herramienta, será obligatoria y necesaria para las empresas que tenga que realizar el plan de igualdad, y por consiguiente, la auditoria retributiva, pero opcional para las empresas que sólo tengan que hacer el registro salarial.

¿Cada cuanto tiempo hay que hacer el registro y la auditoria retributiva?

El artículo 64 del Estatuto de los Trabajadores obliga a la empresa a informar a los representantes de los trabajadores, con carácter anual, de la aplicación de medidas relativas a la igualdad de trato y oportunidades entre hombres y mujeres, entre las que se deberá incluir el registro de salarios explicado en este artículo.

Por ello, en mi opinión, y ante otra indicación al respecto, este registro de salarios se deberá de realizar y actualizar cada año.

Incluso, la periodicidad será menor si existe una modificación de las condiciones salariales.

¿El trabajador puede solicitar el registro de salarios?

El Estatuto establece que las personas trabajadoras tienen derecho a acceder, a través de la representación legal de los trabajadores en la empresa, al registro salarial de su empresa.

En concreto la representación legal de las personas trabajadoras deberá tener acceso al contenido íntegro del registro, tanto a los importes efectivos como a los importes equiparados, en su caso.

Este registro debe entregarse a los representantes legales de los trabajadores y es a través de ellos como el trabajador puede conocerlo.

El problema será cuando no exista representación legal de los trabajadores.

En ese caso, el artículo 5 del Real Decreto 902/2020 establece que cuando se solicite el acceso al registro por parte de la persona trabajadora por inexistencia de representación legal, la información que se facilitará por parte de la empresa no serán los datos promediados respecto a las cuantías efectivas de las retribuciones que constan en el registro, sino que la información a facilitar se limitará a las diferencias porcentuales que existieran en las retribuciones promediadas de hombres y mujeres, que también deberán estar desagregadas en atención a la naturaleza de la retribución y el sistema de clasificación aplicable.

En las empresas que cuenten con representación legal de las personas trabajadoras, el acceso al registro se facilitará a las personas trabajadoras a través de la citada representación, teniendo derecho aquellas a conocer el contenido íntegro del mismo.

En cualquier caso, entiendo la persona trabajadora podrá solicitar dicho registro de manera íntegra en algún procedimiento judicial que sea necesario a través del juzgado de lo social.

¿Se debe facilitar información aunque existan pocos trabajadores dentro de un grupo profesional que permita identificar el salario percibido?

La Sentencia de la Audiencia Nacional de 23 de febrero de 2023 ha considera que sí.

La Audiencia Nacional considera la obligación de la empresa a facilitar los datos retributivos, de todas las categorías profesionales, incluso en los supuestos en donde exista 1 o 2 personas trabajadoras, de igual forma deben constar las medias y las medianas de los distintos conceptos retributivos de cada puesto de trabajo.

El hecho de que sea identificable el trabajador y su retribución, no puede ser excusa para no proporcionar dicha información pues se trata de un tratamiento de datos necesario para el cumplimiento de una obligación legal.

Por tanto, es obligatorio que las empresas faciliten los datos retributivos también de las categorías profesionales superiores, incluidos altos cargos, no pudiendo ser excusa que la persona trabajadora pueda ser reconocida fácilmente, alegando que en alguna de esas categorías solamente exista una o dos personas y asimismo, tampoco puede excusarse la empresa en la posible vulneración de la protección de datos.

Posibles sanciones a la empresa

Se considera una infracción grave, recogido en el apartado 13 del artículo 7 de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social que establece que es un infracción grave:

No cumplir las obligaciones que en materia de planes y medidas de igualdad establecen la Ley Orgánica 3/2007, de 22 de marzo, para la igualdad efectiva de mujeres y hombres, el Estatuto de los Trabajadores o el convenio colectivo que sea de aplicación

Por ello, la empresa podrá ser sancionada con una cuantía de 751 a 7.500 euros, según la graduación del incumplmiento que realice la inspección de trabajo.