Cada vez más empresas utilizan herramientas digitales para gestionar turnos, vacaciones o comunicarse con su plantilla. Algunas incluso piden a los trabajadores que den su correo electrónico personal para recibir instrucciones o realizar trámites laborales. Pero ¿esto es legal? ¿Puede la empresa obligarte a usar tu correo privado para trabajar?

No, como norma general no puede

La respuesta general es clara: no estás obligado a usar tu correo personal. La ley y los tribunales protegen tu intimidad y tu derecho a desconectar. La empresa debe proporcionarte los medios para comunicarte o realizar tu trabajo, incluidos los canales digitales. Es cierto que, en caso excepcionales y de urgencia, como más adelante detallaremos, la jurisprudencia ha permitido el uso del correo personal.

Esto se basa en varias normas:

  • Artículo 11.1 de la Ley 10/2021, de trabajo a distancia: la empresa debe sufragar y proporcionar “todos los medios, equipos y herramientas necesarias para el desarrollo del trabajo”.
  • Artículo 4.2.d) del Estatuto de los Trabajadores (ET): reconoce el derecho del trabajador “a la integridad física y a una adecuada política de prevención de riesgos laborales”.
  • Artículo 20 bis del ET: garantiza el respeto a la intimidad del trabajador y al uso de dispositivos digitales.
  • Artículo 6.1 y 6.2 de la Ley Orgánica 3/2018, de Protección de Datos Personales: el tratamiento de datos personales, como el correo personal, requiere una base jurídica y el consentimiento debe ser libre, específico e informado.

¿Qué dicen los tribunales?

En los últimos años ha habido mucha litigiosidad sobre esta cuestión. Las siguientes sentencias sientan una doctrina clara al considerar que el correo personal no puede ser usado por la empresa.

STS 1514/2025, de 2 de abril (Rec. 169/2022)

El Tribunal Supremo declaró nula la cláusula de un contrato de trabajo a distancia que obligaba a los trabajadores a facilitar su correo electrónico y teléfono personal para estar localizables por urgencias del servicio. El Tribunal afirma que esa imposición vulnera la Ley de Trabajo a Distancia y la normativa de protección de datos.

Sin embargo, esta sentencia introduce una importante excepción: si el uso del correo personal es voluntario, y existe una necesidad urgente, puntual y justificada, podría admitirse su uso con carácter extraordinario. Esta excepción no significa que la empresa pueda imponer su uso, pero sí permite su utilización ocasional si el trabajador lo acepta expresamente y con finalidades muy limitadas.

Referencia: STS 1514/2025, de 2 de abril. ECLI:ES:TS:2025:1514

STS 5969/2024, de 27 de noviembre (Rec. 15/2023)

Esta sentencia confirma que las empresas no pueden exigir el uso del correo electrónico personal, ni siquiera como campo obligatorio en formularios para vacaciones o permisos. El Supremo dice que el correo corporativo debe estar disponible para cualquier gestión necesaria y que la empresa tiene la obligación de facilitar los medios adecuados a todos los trabajadores, incluidos los que trabajan presencialmente.

Referencia: STS 5969/2024. ECLI:ES:TS:2024:5969

STS 4086/2015, de 21 de septiembre (Rec. 259/2014)

Ya en 2015 el Tribunal Supremo declaró abusiva una cláusula que permitía a la empresa enviar cualquier comunicación laboral al correo electrónico o al teléfono móvil del trabajador. Se consideró contraria a la normativa de protección de datos, incluso aunque el trabajador hubiera “consentido” en el contrato.

Referencia: STS 4086/2015. ECLI:ES:TS:2015:4086

SAN 3073/2022, de 27 de junio (Rec. 128/2022)

La Audiencia Nacional declaró ilegal la práctica de exigir a los trabajadores que usen su correo personal para completar formularios o acceder a aplicaciones de recursos humanos. Reconoció el derecho del trabajador a tener medios corporativos adecuados y recordó que la empresa no puede imponer el uso de herramientas personales, ni siquiera bajo cláusulas de teletrabajo.

Referencia: SAN 3073/2022. ECLI:ES:AN:2022:3073

SAN 2690/2025, de 26 de mayo (Rec. 101/2025)

En este caso, aunque se desestima la demanda, la Audiencia Nacional reconoce que la práctica empresarial de vincular herramientas digitales al correo personal puede ser ilegal si no hay medios corporativos alternativos. La sentencia considera aceptable que la empresa mantenga su sistema cuando existen canales voluntarios y alternativos suficientes, pero advierte del riesgo de vulnerar derechos si no se garantiza esa opción.

Referencia: SAN 2690/2025. ECLI:ES:AN:2025:2690

¿Qué implica todo esto en la práctica?

  1. La empresa no puede exigirte tu correo personal ni incluirlo como campo obligatorio en ninguna herramienta o formulario laboral.
  2. Tiene que darte un correo corporativo si quiere que gestiones asuntos relacionados con el trabajo a través de medios digitales.
  3. Solo en casos muy excepcionales y con tu consentimiento (como recuerda la STS 1514/2025) podría permitirse un uso puntual de tu correo personal.
  4. Cualquier cláusula que te obligue a usar tu correo personal para trabajar puede ser declarada nula y debes saber que ni siquiera el consentimiento recogido en un contrato la valida automáticamente.

Conclusión

El uso del correo personal en el ámbito laboral no es una obligación del trabajador. Es la empresa quien debe proporcionar los medios adecuados. El trabajador tiene derecho a su intimidad y a desconectar fuera de su jornada laboral, y eso incluye no tener que usar herramientas personales para trabajar. Si tu empresa te está exigiendo algo diferente, puede estar actuando contra la ley.