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La respuesta corta es no, la empresa no puede decidir unilateralmente cuándo debe disfrutar las vacaciones cada persona trabajadora.

El artículo 38 del Estatuto de los Trabajadores establece que las fechas de disfrute deben fijarse de común acuerdo entre empresa y trabajador, respetando además lo que establezca el convenio colectivo sobre la planificación anual de las vacaciones.

Ahora bien, esto no significa que cada persona trabajadora pueda escoger libremente cualquier fecha ni que la empresa no pueda establecer calendarios, turnos, sistemas de rotación o procedimientos para solicitar las vacaciones. Las necesidades organizativas de la empresa también pueden ser tenidas en cuenta.

La cuestión, por tanto, está en determinar hasta dónde puede llegar la empresa en la organización de las vacaciones y cuándo esa organización se convierte en una imposición contraria al artículo 38 del Estatuto de los Trabajadores.

Índice

¿Quién decide las fechas de las vacaciones?

El artículo 38 del Estatuto de los Trabajadores establece tres reglas básicas.

  • Las vacaciones anuales serán las establecidas en el convenio colectivo o en el contrato de trabajo y nunca podrán ser inferiores a 30 días naturales.
  • El periodo o periodos de disfrute se fijarán de común acuerdo entre la empresa y la persona trabajadora, teniendo en cuenta lo establecido en el convenio colectivo.
  • El trabajador debe conocer las fechas que le correspondan con una antelación mínima de dos meses.

Por lo tanto, ni el trabajador tiene un derecho absoluto a escoger unilateralmente sus vacaciones ni la empresa puede imponerlas libremente.

El convenio colectivo puede establecer reglas sobre su disfrute: periodos preferentes, sistemas de rotación, número de días que deben disfrutarse en verano, posibilidad de fraccionarlas o criterios para solucionar la coincidencia de solicitudes entre varios trabajadores.

Pero, dentro de ese marco, el principio de partida sigue siendo el mismo: la determinación concreta de las fechas debe realizarse de común acuerdo.

¿Puede la empresa establecer un calendario o un sistema de vacaciones?

Sí. Una cosa es que la empresa no pueda decidir unilateralmente las fechas concretas y otra diferente que no pueda organizar el disfrute de las vacaciones.

De hecho, el propio Estatuto de los Trabajadores obliga a que exista un calendario de vacaciones y es perfectamente razonable que una empresa establezca procedimientos para gestionar las solicitudes, especialmente cuando existe una plantilla numerosa o deben garantizarse unos determinados niveles de servicio.

La Sentencia del Tribunal Supremo 673/2025, de 2 de julio, resulta especialmente interesante en este punto.

El conflicto se planteó por un nuevo sistema de vacaciones implantado en una empresa del sector del comercio de alimentación. El Tribunal Supremo diferencia claramente entre la planificación colectiva de las vacaciones y la determinación individual de las fechas de cada trabajador.

El Supremo considera que la empresa puede establecer una política o unos criterios organizativos sobre las vacaciones. Incluso puede hacerlo después de haber negociado con los representantes de los trabajadores sin alcanzar un acuerdo.

Sin embargo, si esos criterios son únicamente una decisión empresarial y no un acuerdo colectivo, no tienen fuerza vinculante suficiente para limitar el derecho individual del trabajador.

Por tanto, la empresa puede establecer reglas organizativas y defenderlas por razones productivas o de funcionamiento, pero si finalmente existe un conflicto sobre las vacaciones concretas de un trabajador, será necesario analizar las circunstancias de ese caso y, en último término, podrá decidir el juzgado.

¿Puede obligar a solicitar varias fechas alternativas?

También puede ser posible.

La Sentencia de la Audiencia Nacional 161/2025, de 9 de diciembre, analiza precisamente un sistema informático utilizado para gestionar las vacaciones de aproximadamente 14.000 personas trabajadoras.

La aplicación permitía que, dependiendo de la campaña, el trabajador tuviera que introducir una, dos o tres opciones para un mismo periodo vacacional. Los sindicatos consideraban que obligar a señalar varias alternativas vulneraba el principio de común acuerdo, ya que el trabajador podía verse obligado a indicar como segunda o tercera opción unas fechas que realmente no deseaba.

La Audiencia Nacional rechaza esta interpretación.

Considera que pedir varias preferencias no equivale necesariamente a imponer las vacaciones. En el supuesto analizado era relevante que las solicitudes podían modificarse posteriormente e incluso eliminarse mientras no hubieran sido tramitadas.

Además, el sistema permitía que, si la primera opción no podía ser aceptada, se valorase inmediatamente la segunda o la tercera sin obligar al trabajador a esperar hasta que terminase todo el proceso de asignación.

Por tanto, una empresa puede utilizar herramientas, protocolos o sistemas de preferencias para organizar las vacaciones. Lo importante es que ese procedimiento de gestión no termine convirtiéndose en un mecanismo que permita imponer definitivamente al trabajador unas fechas que no ha aceptado.

¿Puede el convenio permitir que la empresa decida unilateralmente las vacaciones?

No necesariamente. La negociación colectiva puede regular ampliamente las vacaciones, pero debe respetar las normas legales de carácter obligatorio.

La Sentencia del Tribunal Supremo 1050/2025, de 12 de noviembre, analiza una cláusula del Convenio Colectivo de Hostelería de las Illes Balears aplicable a las personas trabajadoras fijas discontinuas.

La regulación convencional permitía que la empresa fijase el periodo de vacaciones y establecía un preaviso de sólo cinco días naturales.

El Tribunal Supremo confirma la nulidad de esa regulación.

La razón es importante: el convenio colectivo puede establecer cómo se planifican las vacaciones, pero no puede sustituir el acuerdo entre empresa y trabajador por una facultad empresarial de fijación unilateral.

Existe, por tanto, una diferencia entre establecer reglas generales de planificación —por ejemplo, señalar que una parte de las vacaciones debe disfrutarse durante determinados meses— y atribuir directamente a la empresa el poder de decidir las fechas concretas.

Lo primero puede formar parte legítimamente de la negociación colectiva. Lo segundo encuentra el límite del artículo 38.2 del Estatuto de los Trabajadores.

¿Con cuánto tiempo deben comunicarse las vacaciones?

El trabajador debe conocer las fechas de sus vacaciones con una antelación mínima de dos meses respecto del comienzo de su disfrute.

Este plazo tampoco puede reducirse por convenio colectivo.

Precisamente, la Sentencia del Tribunal Supremo 1050/2025 antes indicada declara contrario al artículo 38.3 del Estatuto de los Trabajadores el plazo de cinco días naturales que establecía el convenio analizado.

La finalidad de esta antelación es evidente: las vacaciones no cumplen adecuadamente su función si el trabajador desconoce hasta pocos días antes cuándo podrá disfrutarlas y no puede organizar su tiempo de descanso.

El convenio colectivo sí puede establecer condiciones más favorables o sistemas que permitan conocer las vacaciones con mayor antelación, pero no puede reducir el mínimo legal de dos meses.

¿Puede decidirse colectivamente el sistema de vacaciones?

Sí, y es frecuente que los convenios colectivos o los acuerdos entre empresa y representantes de los trabajadores regulen calendarios, rotaciones y criterios generales.

Ahora bien, una decisión colectiva tampoco puede eliminar un derecho individual que el propio convenio reconozca a cada trabajador.

La Sentencia del Tribunal Supremo 673/2025, de 2 de julio, analiza un convenio que garantizaba a cada trabajador un determinado número de días de vacaciones entre junio y septiembre.

La empresa ofrecía diferentes modelos de disfrute y la elección se realizaba colectivamente en cada tienda.

El Tribunal Supremo establece una precisión relevante: si el convenio reconoce individualmente al trabajador un determinado mínimo de vacaciones durante unos meses concretos, ese derecho debe respetarse aunque la mayoría de la plantilla haya elegido otro modelo.

El trabajador podrá voluntariamente acordar con la empresa una distribución diferente si ésta resulta de su interés, pero la decisión colectiva de sus compañeros no puede privarle del mínimo individual garantizado por el convenio.

Es decir, la planificación puede ser colectiva, pero hay que comprobar siempre si el convenio reconoce además derechos individuales que deban respetarse.

¿Qué ocurre con las vacaciones que coinciden con una incapacidad temporal?

Si las vacaciones coinciden con una incapacidad temporal que impide disfrutarlas, el Estatuto de los Trabajadores permite disfrutarlas posteriormente en los términos establecidos en su artículo 38.3.

En los supuestos de incapacidad temporal distintos de los relacionados con embarazo, parto o lactancia y de los periodos de suspensión específicamente protegidos por la norma, pueden disfrutarse después del alta siempre que no hayan transcurrido más de 18 meses desde el final del año en que se generaron.

Además, si el convenio colectivo reconoce las vacaciones en días laborables, recuperarlas después de una incapacidad temporal no permite convertir esos días en días de descanso.

Así lo establece la Sentencia del Tribunal Supremo 1059/2025, de 12 de noviembre, en un supuesto de trabajadores sometidos a un sistema de trabajo a turnos.

El convenio reconocía 24 días laborables de vacaciones. El Supremo concluye que esos 24 días deben disfrutarse siempre sobre días que hubieran sido laborables para el trabajador conforme a su calendario, también cuando las vacaciones iniciales no pudieron disfrutarse por coincidir con una incapacidad temporal.

Por tanto, la empresa no puede colocar las vacaciones recuperadas sobre días que ya eran de descanso conforme al calendario del trabajador, porque en ese caso no existiría un disfrute real de los días laborables de vacaciones reconocidos por el convenio.

¿Qué puede hacer el trabajador si no está de acuerdo?

Cuando empresa y trabajador no consiguen ponerse de acuerdo sobre las fechas, no es la empresa quien tiene la última palabra.

El artículo 38 del Estatuto de los Trabajadores establece expresamente que será la jurisdicción social la que determine la fecha de disfrute.

Los artículos 125 y 126 de la Ley Reguladora de la Jurisdicción Social regulan un procedimiento específico de vacaciones, de carácter urgente y preferente.

Si las fechas ya han sido fijadas por convenio colectivo, por acuerdo entre la empresa y los representantes de los trabajadores o mediante una decisión empresarial, el trabajador dispone de 20 días desde que tenga conocimiento de las fechas para presentar la demanda.

Cuando las vacaciones todavía no hayan sido fijadas, la demanda deberá presentarse con al menos dos meses de antelación respecto de la fecha que el trabajador pretende disfrutar.

La sentencia que resuelve este procedimiento no es recurrible.

En cualquier caso, el desacuerdo con la empresa no permite al trabajador decidir por su cuenta que se encuentra de vacaciones y dejar de acudir al trabajo. Si no existe acuerdo, la vía correcta es impugnar las fechas y solicitar que sea el juzgado quien las determine.

Conclusiones

La empresa tiene importantes facultades para organizar las vacaciones, pero organizar no significa poder imponer libremente cuándo se disfrutan.

Puede elaborar calendarios, establecer procedimientos de solicitud, negociar sistemas de rotación, pedir diferentes preferencias y establecer criterios que permitan compatibilizar las vacaciones con las necesidades del servicio.

Sin embargo, existen varios límites:

  • Las fechas concretas deben fijarse de común acuerdo entre empresa y trabajador.
  • El convenio colectivo puede regular la planificación, pero no puede atribuir a la empresa una facultad absoluta para decidir unilateralmente las fechas.
  • Los derechos mínimos individuales reconocidos por el convenio deben respetarse aunque exista una decisión colectiva diferente.
  • El trabajador debe conocer sus vacaciones con un mínimo de dos meses de antelación.
  • Los sistemas informáticos o protocolos de solicitud son válidos siempre que sean instrumentos de organización y no sustituyan el derecho del trabajador a participar en la fijación de sus vacaciones.
  • Si las vacaciones se reconocen en días laborables, deben disfrutarse sobre días que realmente sean laborables, también cuando se recuperan después de una incapacidad temporal.

En definitiva, la empresa puede organizar y proponer, pero no dispone de un derecho general a decidir unilateralmente las vacaciones. Cuando no existe acuerdo, cualquiera de las partes puede defender sus razones, pero será el juzgado de lo social quien determine finalmente las fechas de disfrute.