Nueva regulación de los partes de baja por incapacidad temporal

El parte de baja a partir del 1 de abril de 2023

El 1 de abril de 2023 entra en vigor el Real Decreto 1060/2022, de 27 de diciembre, por el que se modifica el Real Decreto 625/2014, de 18 de julio, por el que se regulan determinados aspectos de la gestión y control de los procesos por incapacidad temporal en los primeros trescientos sesenta y cinco días de su duración.

El parte médico de baja es el documento que emite el médico del Servicio Público de Salud o la mutua de trabajo que acredita que la persona trabajadora está incapacitado para su puesto de trabajo.

Este seguirá existiendo, pero ahora sólo existirá una copia para la persona trabajadora.

Las principales novedades de dicho Real Decreto son las siguientes:

• Sólo existirá una copia del parte de baja que se quedará la persona trabajadora. Es decir, no existe una copia que entregar a la empresa, ya que dicha obligación será del INSS.
• El servicio público de salud o, en su caso, la mutua o la empresa colaboradora remitirá los datos contenidos en los partes médicos de baja, confirmación y alta al Instituto Nacional de la Seguridad Social -INSS-, por vía telemática, de manera inmediata, y, en todo caso, en el primer día hábil siguiente al de su expedición.
• El INSS por su parte comunicará a las empresas los datos relativos a la baja por incapacidad temporal.
• La empresa sigue teniendo la obligación de remitir al INSS a través del sistema RED los datos de la baja médica.

Vamos a detallar estas cuestiones.

Cómo se entera la empresa de que un trabajador está de baja por incapacidad temporal

El parte de baja médico lo expide la mutua o el médico de cabecera del servicio público de Salud, en función de las contingencias comunes o profesionales.

Sea quien sea quien emite el parte médico tendrán que comunicar al INSS de manera inmediata, o como muy tarde en el próximo día hábil la baja. Además, deberá entregar un parte de baja a la persona trabajadora, que será para el.

Posteriormente, el INSS cuando reciba la información tendrá que notificar a la empresa la existencia de una baja por incapacidad temporal por medios electrónicos a través del fichero «INSS EMPRESAS», denominado FIE.

Lo harán como máximo en el día hábil siguiente al de su recepción y solamente se transmitirán los datos identificativos de carácter administrativo relativos a los partes médicos de baja, confirmación y alta emitidos por los facultativos del servicio público de salud o de la mutua, nunca la causa de la incapacidad temporal.

Por lo tanto, la empresa puede tardar, si coinciden un fin de semana o festivos por el medio, hasta cuatro días en enterarse de la existencia de la baja.

Conviene reiterar que la norma no obliga a la persona trabajadora a notificar la existencia de la baja, pero en mi opinión, podría ser recomendable.

Por último, respecto a las empresas habrá dos formas de descargar el FIE:

• Si el medio de transmisión de Autorización RED es Sistema de Liquidación Directa: podré utilizar SILTRA.
• Si el medio de transmisión de Autorización RED es Sistema RED Directo: únicamente podré utilizar el servicio FIER del Sistema RED Online.

Duración estimada de la baja por incapacidad temporal

Así, el Real Decreto 615/2014 anteriormente indicado, establece en su artículo 2 cuatro diferentes plazos en función de la duración:

1. Si la baja tiene una duración inferior a cinco días naturales:
   • El médico emitirá el parte de baja y el parte de alta en el mismo acta. El parte de alta podrá ser del mismo día, o de cualquiera de los tres días siguientes.
   • En el caso de que el trabajador no se considere apto para trabajar el día fijado para el alta, podrá solicitar un reconocimiento médico para que le mantengan la baja temporal, mediante el correspondiente parte de confirmación.
2. Si a baja tiene una duración estimada de entre cinco y treinta días naturales:
   • El médico expedirá el parte de baja y la fecha de de la revisión médica prevista que, en ningún caso, excederá en más de siete días naturales a la fecha de baja inicial.
   • En la fecha de revisión se extenderá el parte de alta o, en caso de permanecer la incapacidad, el primer parte de confirmación de la baja.
   • Los demás partes de confirmación, es decir el segundo parte de confirmación y sucesivos, no podrán emitirse con una diferencia de más de catorce días naturales entre sí.
3. En los procesos de duración estimada entre treinta y uno y sesenta días naturales:
   • El parte de baja contendrá la fecha para el primer parte de confirmación de la baja. En ningún caso, excederá en más de siete días naturales a la fecha de baja inicial.
   • Después de este primer parte de confirmación, los sucesivos partes de confirmación no podrán emitirse con una diferencia de más de veintiocho días naturales entre sí.
4. En los procesos de duración estimada de sesenta y uno o más días naturales:
   • El parte de baja contendrá la fecha de la primera revisión par la confirmación que en ningún caso excederá en más de catorce días naturales a la fecha de baja inicial.
   • Después de este primer parte de confirmación, los sucesivos no podrán emitirse con una diferencia de más de treinta y cinco días naturales entre sí.

El parte de alta

Los partes de alta médica, en los procesos de contingencias comunes, serán expedidos por el médico de la Seguridad Social correspondiente o mutua.

En dichos partes deberán contener la causa del alta médica, el código de diagnóstico definitivo y la fecha de la baja inicial.

El parte de alta tendrá efectos laborales de el día siguiente al de su emisión, por lo tanto, no tendremos que acudir de manera inmediata a nuestro puesto de trabajo, sino que tendremos que acudir obligatoriamente al día siguiente laboral.

Durante las bajas por incapacidad temporal por contingencias comunes, las mutuas de trabajo podrán realizar propuestas de alta cuando consideren que el trabajador está apto para trabajar.

Estas propuestas de alta son dirigidas a la inspección médica, quienes determinarán a través del correspondiente médico si dan el alta o no al trabajador.

Obligaciones de la empresa referente a los partes de baja

Se suprime la obligación de las empresas de transmitir información al INSS en los sucesivos partes de confirmación y de alta.

Únicamente deberán remitir al INSS los datos económicos en los partes de baja.

Por último, la empresa recibirá nuevas notificaciones en función del sistema

• FIE a través de SILTRA: Se envía diariamente siempre que en la base de datos del INSS se genere alguna modificación de alguno de los campos que están incluidos en el FIE.
• FIE a través del Servicio RED Online: El servicio FIER ofrece la posibilidad de descargar conjuntamente la información relativa a un periodo de tiempo, con el límite de 15 días y de 300 registros como máximo por cada archivo Excel.

Las obligaciones legales antes de la modificación de abril de 2023

El médico expedía siempre dos copias de los diferentes partes, cada uno diferente; uno para el trabajador y otro para la empresa.

Los partes de baja que debían de ser entregados a la empresa contiene menos información que el parte que se queda el trabajador. Es decir, la empresa desconocía los motivos de la baja, ya que dicha causa forma parte del derecho a la intimidad y privacidad.

Los partes de baja y de confirmación de la baja debían de ser entregados a la empresa en el plazo de tres días contados a partir del mismo día de la expedición de los partes médicos.

En el caso de los partes de alta, el trabajador deberá entregarlo dentro de las 24 horas siguientes a su expedición.

La legislación no especifica nada sobre como ha de ser la entrega del parte de baja y confirmación a la empresa, por lo que el trabajador tiene total libertad en cuanto a la forma.

Puede ser el propio trabajador, un compañero de trabajo o un familiar. Así mismo, siempre dentro del plazo, se puede enviar por correo electrónico o por correo ordinario.

A modo ilustrativo, es muy relevante la sentencia de la Audiencia Nacional de 16 de noviembre de 2022 que establece como la normativa laboral no establece ningún medio es el trabajador el que decide por que medio; personalmente, por correo electrónico o incluso por WhatsApp.

Eso sí, tiene que ser un medio de comunicación que sea utilizado con la empresa. Para mayor seguridad de la persona trabajadora.