Dudas frecuentes del registro de la jornada de los trabajadores

El registro de la jornada de trabajo

Desde el año 2019, en virtud del Real Decreto 8/2019, todas las empresas están obligadas a registrar la jornada de trabajo de manera individual de las personas trabajadores.

Esta obligación legal tiene como objetivo fundamental evitar la realización de horas extraordinarias por parte del trabajador, aunque más que evitar, lo que pretende es que en caso de que se realicen sean abonadas por la empresa, y el trabajador tenga una forma de acreditar su realización.

Sobre el abono de las horas extraordinarias, la forma que tiene la persona trabajadora de acreditarlas y el procedimiento judicial para reclamarlas ya lo habíamos comentado en este otro artículo…

Este cambio normativa viene inducido por la presión de los tribunales en esta materia, en concreto, la Sentencia de la Audiencia Nacional de 4 de diciembre de 2015 había entendido que sí que era obligatorio el registro de la jornada, aunque fue posteriormente anulada por la sentencia del Tribunal Supremo en el año 2017.

Además, el Tribunal de Justicia de la Unión Europea en su sentencia del 14 de mayo de 2019, en el asunto C-55/18 establece que sin un sistema de registro es complicado que el trabajador acredite la realización de horas extraordinarias.

¿Qué obligaciones establece la legislación a la empresa?

El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores indica lo siguiente:

La empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria que establece este artículo

Por lo tanto, de lo establecido en el citado artículo, podemos extraer las siguientes apreciaciones:

1. El registro tiene que ser diario. No es válido un registro de carácter semanal o mensual, sino que tiene que indicar día por día la jornada realizada por cada trabajador.
2. El registro tiene que ser al inicio y final de la jornada de trabajo. En consecuencia, no es necesario registrar las pausas de trabajo. Es decir, que si por ejemplo el trabajador tiene un horario de nueve de la mañana hasta las dos de la tarde y de cuatro a siete de la tarde, el registro tiene que guardar la entrada a las nueve de la mañana y la salida a las siete de la tarde, salvo que el convenio colectivo indique otra cosa.

Por otro lado, tenemos la Directiva 2003/88, y tal y como ha establecido la jurisprudencia ha establecido valga como ejemplo la sentencia del Tribunal Supremo de 18 de enero de 2023, dicha directiva exige que el sistema de registro de jornada cumpla con tres requisitos; objetivo, fiable y accesible.

¿Qué pasa con las pausas de trabajo?

Como hemos indicado anteriormente, las pausas de trabajo no han de ser obligatoriamente registradas, aunque es recomendable.

Ahora bien, este hecho sólo puede perjudicar a la empresa, ya que se presume como trabajo efectivo todo el tiempo que aparezca en el registro de la jornada desde la entrada hasta la salida.

En caso contrario, recae la carga de la prueba sobre la empresa, teniendo que acreditar que no todo ese tiempo es tiempo de trabajo efectivo, sino que existen pausas en la jornada de trabajo.

Por todo ello, la empresa será la primera interesada en que queden recogidas todas las pausas de trabajo que no sean consideradas como trabajo efectivo. Y, para el caso de que no lo haga, puede perjudicarle en un futuro procedimiento judicial.

¿Tiene que ser en papel o puede ser totalmente informático? ¿Sirve los cuadrantes de trabajo o el calendario laboral?

La legislación no especifica nada sobre cómo debe de ser el registro, por lo que en principio es válido cualquier sistema que sea fiable, objetivo y que no pueda ser modificado o alterado por la empresa.

Desde un papel escrito, hasta un Excel, un sistema de entrada con llave, tarjeta o huella dactilar en el que se recoja la fecha de entrada y salida.

Es perfectamente válido, sentencia del Tribunal Supremo de 18 de enero de 2023, que sea un sistema de registro realizado unilateralmente por la persona trabajadora, y que sea éste el que tenga que introducir los datos.

Respecto a la huella biométrica, aunque diversos tribunales de lo social han considerado adecuado este sistema, la Agencia Española de Protección de Datos ha impuesto diversas multas, ya que de manera previa se debe realizar una evaluación de Impacto y de la determinación e implementación de las medidas técnicas y organizativas necesarias para garantizar la debida protección de los datos y el tratamiento de los datos que se va a realizar.

Así por ejemplo, la Audiencia Nacional en la sentencia de 9 de diciembre de 2020 avala el registro en papel que es autocompletado por los propios trabajadores, considerando que este sistema es objetivo y fiable y no es contrario a la doctrina de la SJUE de 14 de mayo de 2019.

Es la empresa la que decide la forma de hacerlo, salvo que se negocie con los trabajadores como hacerlo – o como no hacerlo-.

Además, el método elegido no puede suponer ningún coste al trabajador. De este modo, en mi opinión, no sería correcto un sistema en el que obligue a los trabajadores fichar con su propio móvil.

Es importante recordar que la Audiencia Nacional consideró nulo la obligación establecida por Telepizza para que sus repartidores utilizaran sus propios teléfonos móviles para que los clientes pudieran realizar un seguimiento de los pedidos.

Aquí puedes consultar la sentencia de seis de febrero de 2019 que fue confirmada por el Tribunal Supremo el 8 de febrero de 2021.

Por otro lado, el Tribunal Supremo en la sentencia de 16 de julio de 2019 tampoco ha considerado válido los datos del GPS, ya que  dicho sistema excluye de su control una parte de la jornada que se realiza antes y después de acceder al vehículo en el que dicho sistema GPS está instalado, por lo que si los trabajadores, antes de acceder al vehículo y activar su codificación, deben acceder a las oficinas de la empresa, recoger documentación, etc…

Lo que tampoco vale como método son los calendarios laborales ni los cuadrantes, puesto que estos documentos lo único que acreditan es la previsión del trabajo, es decir, son documentos realizados antes de realizar la jornada laboral, por lo tanto, no acreditan la jornada finalmente realizada, y en consecuencia, la existencia o no de horas extraordinarias, verdadero objetivo de esta medida.

Existencia de otros registros obligatorios

En el Estatuto de los Trabajadores ya existía la obligación de registrar ciertas jornadas de trabajo. Esta nueva obligación no elimina las anteriores, sino que las complementa.

Por ejemplo, el artículo 12.4.c) del Estatuto establece la obligación de registrar de manera diaria la jornada de los trabajadores a tiempo parcial. De hecho, es obligatorio entregar una copia al trabajador junto con la nómina el resumen de todas las horas realizadas cada mes.

Por otro lado, es obligatorio llevar un registro de todas las horas extraordinarias según el artículo 35.5 del Estatuto de los Trabajadores. Esta obligación también conlleva el registro diario con entrega de copia al trabajador en las nóminas.

Estos registros no desaparecen, sólo que puede que el empresario unifique los tres en único registro.

¿Cuánto tiempo tiene que conservarse el registro de la jornada

La empresa estará obligada a conservar el registro de la jornada durante cuatro años.

Además, durante todo ese tiempo, el registro de la jornada debe permanecer a disposición de los trabajadores y sus representantes legales.

La importancia del convenio colectivo

Todo lo dicho anteriormente puede ser matizado por la negociación colectiva, ya sea mediante acuerdos en la empresa con los representantes legales de los trabajadores, o con acuerdos a través de los convenios colectivos.

No obstante, en ningún caso se podrá eliminar la consideración de que sea obligatorio el registro, y que este sea diario.

Lo que sí se podrá registrar es la forma de hacerlo. Por ejemplo, estableciendo la obligatoriedad de reflejar las pausas de trabajo, o, el método de registro, ya sea por escrito o de manera automatizada con un sistema informático.

¿Afecta a todos los trabajadores?

Sí, afecta a todos los trabajadores y empresas, independientemente del tamaño o sector, salvo las relaciones especiales que estarán a lo que diga su propia normativa.

Por último, en el caso de las ETT, son las empresas en las cuales se desarrolla el trabajo, y no las ETT, las que tienen obligación de llevar el registro de la jornada.

Posibles sanciones a la empresa

Si la empresa no lleva el registro de la jornada de manera adecuada, se considera una sanción grave según la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social en su artículo 7, con una sanción económica que varía desde 751 euros hasta los 7.500 euros.

El importe de las sanciones han sido ampliadas en el año 2021.

En cualquier caso, hay que tener en cuenta que para esta sanción sea impuesta se debe interponer una denuncia en inspección de trabajo, ya sea durante la relación laboral o, tras una sentencia judicial que se acredite la ausencia de este registro.

¿Está obligación tiene algún perjuicio al trabajador?

En principio no.

Sin embargo, una reciente sentencia de la Audiencia Nacional (link a la sentencia) ha declara procedente la práctica empresarial consistente en descontar directamente de las nóminas mensuales de los trabajadores los retrasos en el fichaje de entrada.

Además, indica la Audiencia que esos retrasos podrán ser motivo de sanción, o incluso despido disciplinario sin que se que considere que existe una doble sanción, «por cuanto que la detracción de salarios obedece al lógico desarrollo dinámico de un contrato de naturaleza bilateral y sinalagmática como es el de trabajo como arriba se ha expuesto sin que implique el ejercicio de potestad disciplinaria alguna, mientras que las sanciones arriba mencionadas obedecen al legítimo ejercicio de la potestad disciplinaria previsto legal y convencionalmente».

Por otro lado, la sentencia del TSJ de Andalucía de 19 de septiembre de 2019 ha considerado procedente el despido disciplinario de una trabajadora por realizar fichar por una compañera de trabajo cometiendo un fraude en el registro.

¿Que opciones tiene el trabajador en caso de que no se cumpla o se manipule el registro?

En ocasiones las empresas no están respetando esta obligación y no recogen de manera diaria la jornada de trabajo.

O, si lo registran, lo hacen de manera incorrecta simulando la jornada de trabajo o haciendo firmar antes de que se vaya del trabajo. En estos casos, una opción muy importante es la de presentar una denuncia en la inspección de trabajo.

En este sentido, el Tribunal Superior de Justicia de Murcia de 30 de abril de 2019 ha declarado nulo el despido de una trabajadora que había sido despedida tras denunciar a la Inspección de Trabajo unas prácticas fraudulentas en su empresa, que alteraba el control horario para forzar a los trabajadores a aumentar su jornada laboral.

En este caso, la empresa obligaba a firmar cuadrantes de trabajo falsos para no poder comprobar que los trabajadores realizan muchísimas más horas de las estipuladas y no tienen días de descanso. La sentencia reconoce además, el derecho a una indemnización de algo más de 6.000 euros.

Además,  la STSJ Castilla y León 24/05/2019, Rec. 272/2019 entiendo que ante la falta de aportación del registro de jornada, puede ser un indicio de que efectivamente se han realizado horas extraordinarias.

Beneficios que puede obtener ante una ausencia de registro de jornada

La ausencia de un registro de jornada puede ser utilizado de manera favorable en un procedimiento judicial.

Es abundante la jurisprudencia que considera que ante una ausencia de un registro de jornada se presume que se realizan horas extraordinarias o incluso una jornada completa.

A modo de ejemplo, la sentencia del TSJ de Cataluña de 21 de julio de 2022 consideró que un trabajador a jornada parcial estaba trabajando a jornada completa, ya que la empresa no aportó el registro de jornada.

Es decir, la empresa no acreditó la realización de un trabajo a jornada parcial, siendo posible acreditarlo en caso de que aportaran el registro de jornada.

Por otro lado, también son varias las sentencias de reclamaciones de horas extraordinarias ante la ausencia de aportación del registro de jornada por parte de la empresa.

A modo ilustrativo, la sentencia del TSJ de Cataluña de 14 de abril de 2022 o la sentencia de TSJ de Baleares de 2 de mayo de 2023 que considera que si no se realizan horas extraordinarias, la empresa lo tiene fácil de acreditar aportando el registro de jornada, si no se aporta, se presume que sí que se realizan, siempre existiendo la posibilidad de acreditar lo contario mediante otro tipo de pruebas.

Es decir, la ausencia de un registro de jornada no garantiza la reclamación judicial de horas extraordinarias, pero hace recaer la carga de la prueba en la empresa.