Pedir vacaciones y fichar con tu móvil personal: cuándo puede exigirlo la empresa

El caso: la plataforma de recursos humanos de un contact center

Covisian España, antes GSS Line, es una empresa de contact center con más de 4.000 personas trabajadoras repartidas entre Badajoz, Barcelona, Orense, Coruña, Reus, Madrid, Bilbao y Calatayud.

La compañía canaliza la gestión de vacaciones, permisos, registro horario y consultas a Recursos Humanos a través de la plataforma Smile CX, con un sistema de doble autenticación que cada persona puede configurar de tres maneras a su elección: mediante una aplicación instalada en su propio teléfono, mediante un correo electrónico o mediante un token virtual o físico facilitado por la empresa, sin asociar correo alguno.

La empresa solo proporcionó correo corporativo al personal en teletrabajo y al adscrito a la campaña de BBVA. El resto de la plantilla presencial accedía a la plataforma por cualquiera de las tres vías descritas.

Lo que pedían los sindicatos: correo corporativo para toda la plantilla

CCOO, con la adhesión de UGT, USO y CSIF, planteó conflicto colectivo pidiendo que se declarase ilícito el uso de los correos personales para estos trámites, que se dotara de correo corporativo a toda la plantilla presencial y que se mantuviera la atención telefónica de Recursos Humanos.

El argumento de fondo: los instrumentos de trabajo debe ponerlos la empresa, y descansar la gestión laboral sobre el móvil o el correo particular de cada persona traslada a la plantilla un coste y un uso de datos que no le corresponden, rozando además la normativa de protección de datos.

La Audiencia Nacional desestimó la demanda en su sentencia 73/2025, de 26 de mayo (autos 101/2025), y los sindicatos acudieron en casación al Supremo.

El punto de partida: la empresa debe poner los medios

Conviene subrayar que el Supremo (sentencia 746/2026, de 22 de septiembre) no se desdice de su doctrina anterior, sino que la reafirma expresamente: la empresa debe proporcionar los medios necesarios para la actividad laboral y no puede exigir a las personas trabajadoras la aportación de dispositivos propios.

Así lo venía declarando en las sentencias 163/2021, de 8 de febrero (rec. 84/2019), 1304/2024, de 27 de noviembre (rec. 15/2023), 267/2025, de 2 de abril (rec. 169/2022), y 441/2026 (rec. 73/2025).

La cuestión, por tanto, no era si la empresa puede obligar a usar el móvil personal, que no puede, sino si este sistema concreto suponía esa obligación encubierta. Y ahí es donde el recurso fracasa.

Por qué el Supremo avala este sistema concreto

La Sala rechaza en primer lugar las revisiones de hechos probados: se apoyaban en los mismos documentos que ya valoró la Audiencia Nacional, y del manual de la plataforma solo se deduce que el correo se utiliza cuando es la vía elegida por la persona usuaria, no que resulte imprescindible.

También descarta la adición relativa a la responsabilidad por custodia del token, que constituía en realidad una causa de pedir nueva y que, además, no reflejaba fielmente el documento, pues este solo imputa los daños causados por negligencia o dolo.

En cuanto al fondo, el Supremo detecta en el recurso una petición de principio: toda la argumentación sindical partía de que el sistema exigía necesariamente un correo personal, y ese presupuesto no consta en los hechos probados.

Lo que consta es un menú de opciones en el que el empleo de medios propios es una elección de cada persona, con una alternativa íntegramente empresarial, el token, para quien no quiera aportar nada suyo.

Elegir voluntariamente la comodidad de la app en el propio móvil no convierte el sistema en ilícito.

Las alternativas que salvaron a la empresa

La sentencia se detiene en las alternativas reales que ofrecía la empresa, porque son la clave del aval judicial.

Además del token virtual o físico sin correo asociado, la plantilla disponía de escáneres e impresoras en los centros de trabajo para los trámites documentales, del canal «People Manager» de consultas mediante tickets, con 35.446 consultas atendidas y 26.250 resueltas en un plazo de cero a tres días, y de la atención por los medios habituales, con la cuenta de absentismo activa.

Con ese abanico, concluye la Sala, no hay imposición de dispositivos propios ni vulneración del artículo 6 de la Ley Orgánica 3/2018 ni del principio de minimización de datos del artículo 5.1.c) del Reglamento General de Protección de Datos.

El fallo desestima el recurso de CCOO-Servicios y de los sindicatos adheridos y confirma la sentencia de la Audiencia Nacional, sin costas.

Qué pueden exigir las plantillas y qué deben prever las empresas

Para las personas trabajadoras, la doctrina deja una regla clara con dos caras.

Nadie está obligado a poner su móvil, su correo o cualquier otro medio personal al servicio de los trámites laborales: si la empresa no ofrece una alternativa propia y gratuita, la exigencia es ilícita y puede combatirse.

Pero si existe esa alternativa real y suficiente, optar por la vía personal es una elección individual que no invalida el sistema ni genera derecho a reclamar un correo corporativo universal.

Para las empresas que digitalizan su gestión de personas, la sentencia es casi un manual de diseño: el sistema supera el control judicial cuando toda función puede completarse con medios íntegramente empresariales, las vías que usan recursos del trabajador son opcionales y queda garantizado un canal efectivo de atención con tiempos de respuesta acreditables.

La digitalización de los recursos humanos es legítima; hacerla descansar obligatoriamente sobre los bolsillos y los datos de la plantilla, no.