Dietas y kilometraje: cuándo tiene que pagarlos la empresa y cuánto

Otros artículos sobre este tema.

• ArtículoDietas exentas de IRPF y de cotización: límites de kilometraje y manutenciónLas dietas y el kilometraje que paga la empresa por desplazamientos fuera del centro de trabajo habitual no tributan en el IRPF ni cotizan hasta unos límites: 0,26 euros por kilómetro con coche propio, y 26,67 o 53,34 euros diarios de manutención en España según se duerma o no fuera. Lo que pase de esos límites tributa y cotiza como salario, y la empresa tiene que poder justificar el día, el lugar y el motivo de cada viaje.
• ArtículoDiferencia entre salario y conceptos extrasalarialesSalario es todo lo que la empresa te paga por tu trabajo, en dinero o en especie; extrasalarial es lo que te devuelve un gasto que el trabajo te causa (dietas, transporte por desplazamientos, ropa) y las indemnizaciones. Todo lo que cobras se presume salario: si la empresa dice que no lo es, tiene que probarlo. La diferencia importa para la indemnización por despido, el salario mínimo, el interés del 10 % y, en parte, la cotización.
• ArtículoPlus de transporte y de vestuario: ¿son salario o extrasalariales?En principio, el plus de transporte y el de vestuario son extrasalariales: compensan un gasto que te causa trabajar. Pero no basta con que el convenio los llame así: si se pagan siempre igual, también en vacaciones y en las pagas extra, sin relación con un gasto real, los tribunales pueden considerarlos salario. Sean lo que sean, desde 2013 cotizan a la Seguridad Social.
• ArtículoLa movilidad geográfica: cambio del centro de trabajoHay movilidad geográfica cuando la empresa te cambia a un centro que te obliga a cambiar de residencia: si es definitivo es un traslado y si es temporal, un desplazamiento. En el traslado puedes aceptar con compensación de gastos, irte con 20 días por año (máximo 12 mensualidades) o impugnarlo en 20 días hábiles. Si no hace falta mudarse, no es movilidad geográfica.
• ArtículoVolver a casa desde el último cliente no es tiempo de trabajo, dice el SupremoEl Tribunal Supremo rechazó en abril de 2025 que el trayecto de vuelta a casa desde el último cliente fuera tiempo de trabajo para los técnicos de Kone Elevadores, aunque la empresa sí pagaba la ida al primero. La regla general es que esos trayectos no cuentan como jornada, salvo circunstancias parecidas a las del caso Tyco, que hay que probar.
• Artículo¿Cuánto debo cobrar según mi convenio? Tablas, grupo y qué hacer si cobras menosLo que tienes que cobrar como mínimo lo fijan las tablas salariales del convenio que corresponde a la actividad real de tu empresa, según el grupo profesional de las funciones que haces de verdad. Si cobras menos, puedes reclamar las diferencias del último año con un 10 % de interés.

Modelos de escritos para este caso, listos para descargar en Word y completar.

• DocumentoReclamación escrita de cantidades a la empresa (burofax): salarios, finiquito, pluses, horas extraPara pedir por escrito a la empresa lo que te debe (nóminas, finiquito, diferencias de convenio, pagas, horas extra, pluses, complemento de baja…) y hacer que el año para reclamarlo vuelva a empezar, con prueba de la fecha. Es el paso previo a la papeleta.El escrito que propone esta guía
• DocumentoPapeleta de conciliación por reclamación de cantidad: salarios, finiquito, pagas, horas extraPara reclamar a la empresa el dinero que te debe (nóminas, finiquito, diferencias de convenio, pagas extra, horas extra, pluses, descuentos indebidos…) con el 10 % de interés por retraso. Es el paso obligatorio antes de la demanda.El escrito que propone esta guía
• DocumentoAlegaciones a Hacienda por la tributación de las dietas: que pida la justificación a la empresaPara contestar a una propuesta de liquidación del IRPF que te quiere hacer tributar las dietas o el kilometraje que cobraste de la empresa porque no justificas los viajes: es la empresa pagadora la que tiene que acreditarlos, y Hacienda debe dirigirse a ella.

Normas y preceptos aplicables. Despliega cada uno para leer su texto.

• Artículo 26.2Estatuto de los TrabajadoresLas indemnizaciones o suplidos por los gastos que causa el trabajo no son salario.

  Texto del apartado citadoTexto consolidado vigente desde el 13 de noviembre de 2015

  2. No tendrán la consideración de salario las cantidades percibidas por el trabajador en concepto de indemnizaciones o suplidos por los gastos realizados como consecuencia de su actividad laboral, las prestaciones e indemnizaciones de la Seguridad Social y las indemnizaciones correspondientes a traslados, suspensiones o despidos.

  Ver el artículo 26 completo

• Artículos 40.1 y 40.6Estatuto de los TrabajadoresEn el desplazamiento temporal la empresa paga, además del salario, los gastos de viaje y las dietas. En el traslado se paga una compensación por gastos propios y de los familiares a cargo, no inferior a la del convenio.Cambio reciente: La última modificación del artículo 40 (Ley Orgánica 2/2024, vigente desde el 22-08-2024) tocó los apartados 4 y 5, no el 1 ni el 6.

  Texto de los apartados citadosTexto consolidado vigente desde el 22 de agosto de 2024

  1. El traslado de trabajadores que no hayan sido contratados específicamente para prestar sus servicios en empresas con centros de trabajo móviles o itinerantes a un centro de trabajo distinto de la misma empresa que exija cambios de residencia requerirá la existencia de razones económicas, técnicas, organizativas o de producción que lo justifiquen. Se consideraran tales las que estén relacionadas con la competitividad, productividad u organización técnica o del trabajo en la empresa, así como las contrataciones referidas a la actividad empresarial.

  La decisión de traslado deberá ser notificada por el empresario al trabajador, así como a sus representantes legales, con una antelación mínima de treinta días a la fecha de su efectividad.

  Notificada la decisión de traslado, el trabajador tendrá derecho a optar entre el traslado, percibiendo una compensación por gastos, o la extinción de su contrato, percibiendo una indemnización de veinte días de salario por año de servicio, prorrateándose por meses los periodos de tiempo inferiores a un año y con un máximo de doce mensualidades. La compensación a que se refiere el primer supuesto comprenderá tanto los gastos propios como los de los familiares a su cargo, en los términos que se convengan entre las partes, y nunca será inferior a los límites mínimos establecidos en los convenios colectivos.

  Sin perjuicio de la ejecutividad del traslado en el plazo de incorporación citado, el trabajador que, no habiendo optado por la extinción de su contrato, se muestre disconforme con la decisión empresarial podrá impugnarla ante la jurisdicción social. La sentencia declarará el traslado justificado o injustificado y, en este último caso, reconocerá el derecho del trabajador a ser reincorporado al centro de trabajo de origen.

  Cuando, con objeto de eludir las previsiones contenidas en el apartado siguiente, la empresa realice traslados en periodos sucesivos de noventa días en número inferior a los umbrales allí señalados, sin que concurran causas nuevas que justifiquen tal actuación, dichos nuevos traslados se considerarán efectuados en fraude de ley y serán declarados nulos y sin efecto.

  6. Por razones económicas, técnicas, organizativas o de producción, o bien por contrataciones referidas a la actividad empresarial, la empresa podrá efectuar desplazamientos temporales de sus trabajadores que exijan que estos residan en población distinta de la de su domicilio habitual, abonando, además de los salarios, los gastos de viaje y las dietas.

  El trabajador deberá ser informado del desplazamiento con una antelación suficiente a la fecha de su efectividad, que no podrá ser inferior a cinco días laborables en el caso de desplazamientos de duración superior a tres meses; en este último supuesto, el trabajador tendrá derecho a un permiso de cuatro días laborables en su domicilio de origen por cada tres meses de desplazamiento, sin computar como tales los de viaje, cuyos gastos correrán a cargo del empresario.

  Contra la orden de desplazamiento, sin perjuicio de su ejecutividad, podrá recurrir el trabajador en los mismos términos previstos en el apartado 1 para los traslados.

  Los desplazamientos cuya duración en un periodo de tres años exceda de doce meses tendrán, a todos los efectos, el tratamiento previsto en esta ley para los traslados.

  Ver el artículo 40 completo

• Artículo 9Reglamento del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (Real Decreto 439/2007)Fija hasta cuánto las dietas y el kilometraje no tributan; muchos convenios remiten a esas cifras.Cambio reciente: Kilometraje exento de 0,26 €/km desde el 17-07-2023 (Orden HFP/792/2023).

  Texto del artículoTexto consolidado vigente desde el 17 de julio de 2023

  Artículo 9. Dietas y asignaciones para gastos de locomoción y gastos normales de manutención y estancia.

  A. Reglas generales:

  1. A efectos de lo previsto en el artículo 17.1.d) de la Ley del Impuesto, quedarán exceptuadas de gravamen las asignaciones para gastos de locomoción y gastos normales de manutención y estancia en establecimientos de hostelería que cumplan los requisitos y límites señalados en este artículo.

  2. Asignaciones para gastos de locomoción. Se exceptúan de gravamen las cantidades destinadas por la empresa a compensar los gastos de locomoción del empleado o trabajador que se desplace fuera de la fábrica, taller, oficina, o centro de trabajo, para realizar su trabajo en lugar distinto, en las siguientes condiciones e importes:

  a) Cuando el empleado o trabajador utilice medios de transporte público, el importe del gasto que se justifique mediante factura o documento equivalente.

  b) En otro caso, la cantidad que resulte de computar 0,19 euros por kilómetro recorrido, siempre que se justifique la realidad del desplazamiento, más los gastos de peaje y aparcamiento que se justifiquen.

  3. Asignaciones para gastos de manutención y estancia. Se exceptúan de gravamen las cantidades destinadas por la empresa a compensar los gastos normales de manutención y estancia en restaurantes, hoteles y demás establecimientos de hostelería, devengadas por gastos en municipio distinto del lugar del trabajo habitual del perceptor y del que constituya su residencia.

  Salvo en los casos previstos en la letra b) siguiente, cuando se trate de desplazamiento y permanencia por un período continuado superior a nueve meses, no se exceptuarán de gravamen dichas asignaciones. A estos efectos, no se descontará el tiempo de vacaciones, enfermedad u otras circunstancias que no impliquen alteración del destino.

  a) Se considerará como asignaciones para gastos normales de manutención y estancia en hoteles, restaurantes y demás establecimientos de hostelería, exclusivamente las siguientes:

  1.º Cuando se haya pernoctado en municipio distinto del lugar de trabajo habitual y del que constituya la residencia del perceptor, las siguientes:

  Por gastos de estancia, los importes que se justifiquen. En el caso de conductores de vehículos dedicados al transporte de mercancías por carretera, no precisarán justificación en cuanto a su importe los gastos de estancia que no excedan de 15 euros diarios, si se producen por desplazamiento dentro del territorio español, o de 25 euros diarios, si corresponden a desplazamientos a territorio extranjero.

  Por gastos de manutención, 53,34 euros diarios, si corresponden a desplazamiento dentro del territorio español, o 91,35 euros diarios, si corresponden a desplazamientos a territorio extranjero.

  2.º Cuando no se haya pernoctado en municipio distinto del lugar de trabajo habitual y del que constituya la residencia del perceptor, las asignaciones para gastos de manutención que no excedan de 26,67 ó 48,08 euros diarios, según se trate de desplazamiento dentro del territorio español o al extranjero, respectivamente.

  En el caso del personal de vuelo de las compañías aéreas, se considerarán como asignaciones para gastos normales de manutención las cuantías que no excedan de 36,06 euros diarios, si corresponden a desplazamiento dentro del territorio español, o 66,11 euros diarios si corresponden a desplazamiento a territorio extranjero. Si en un mismo día se produjeran ambas circunstancias, la cuantía aplicable será la que corresponda según el mayor número de vuelos realizados.

  A los efectos indicados en los párrafos anteriores, el pagador deberá acreditar el día y lugar del desplazamiento, así como su razón o motivo.

  b) Tendrán la consideración de dieta exceptuada de gravamen las siguientes cantidades:

  1.º El exceso que perciban los funcionarios públicos españoles con destino en el extranjero sobre las retribuciones totales que obtendrían en el supuesto de hallarse destinados en España, como consecuencia de la aplicación de los módulos y de la percepción de las indemnizaciones previstas en los artículos 4, 5 y 6 del Real Decreto 6/1995, de 13 de enero, por el que se regula el régimen de retribuciones de los funcionarios destinados en el extranjero, y calculando dicho exceso en la forma prevista en dicho Real Decreto, y la indemnización prevista en el artículo 25.1 y 2 del Real Decreto 462/2002, de 24 de mayo, sobre indemnizaciones por razón del servicio.

  2.º El exceso que perciba el personal al servicio de la Administración del Estado con destino en el extranjero sobre las retribuciones totales que obtendría por sueldos, trienios, complementos o incentivos, en el supuesto de hallarse destinado en España. A estos efectos, el órgano competente en materia retributiva acordará las equiparaciones retributivas que puedan corresponder a dicho personal si estuviese destinado en España.

  3.º El exceso percibido por los funcionarios y el personal al servicio de otras Administraciones Públicas, en la medida que tengan la misma finalidad que los contemplados en los artículos 4, 5 y 6 del Real Decreto 6/1995, de 13 de enero, por el que se regula el régimen de retribuciones de los funcionarios destinados en el extranjero o no exceda de las equiparaciones retributivas, respectivamente.

  4.º El exceso que perciban los empleados de empresas, con destino en el extranjero, sobre las retribuciones totales que obtendrían por sueldos, jornales, antigüedad, pagas extraordinarias, incluso la de beneficios, ayuda familiar o cualquier otro concepto, por razón de cargo, empleo, categoría o profesión en el supuesto de hallarse destinados en España.

  Lo previsto en esta letra será incompatible con la exención prevista en el artículo 6 de este Reglamento.

  4. El régimen previsto en los apartados anteriores será también aplicable a las asignaciones para gastos de locomoción, manutención y estancia que perciban los trabajadores contratados específicamente para prestar sus servicios en empresas con centros de trabajo móviles o itinerantes, siempre que aquellas asignaciones correspondan a desplazamientos a municipio distinto del que constituya la residencia habitual del trabajador.

  5. Las cuantías exceptuadas de gravamen en este artículo serán susceptibles de revisión por el Ministro de Economía y Hacienda, en la proporción en que se revisen las dietas de los funcionarios públicos.

  6. Las asignaciones para gastos de locomoción, manutención y estancia que excedan de los límites previstos en este artículo estarán sujetas a gravamen.

  B. Reglas especiales:

  1. Cuando los gastos de locomoción y manutención no les sean resarcidos específicamente por las empresas a quienes presten sus servicios, los contribuyentes que obtengan rendimientos del trabajo que se deriven de relaciones laborales especiales de carácter dependiente podrán minorar sus ingresos, para la determinación de sus rendimientos netos, en las siguientes cantidades, siempre que justifiquen la realidad de sus desplazamientos:

  a) Por gastos de locomoción:

  Cuando se utilicen medios de transporte público, el importe del gasto que se justifique mediante factura o documento equivalente.

  En otro caso, la cantidad que resulte de computar 0,19 euros por kilómetro recorrido, más los gastos de peaje y aparcamiento que se justifiquen.

  b) Por gastos de manutención, los importes de 26,67 ó 48,08 euros diarios, según se trate de desplazamiento dentro del territorio español o al extranjero.

  A estos efectos, los gastos de estancia deberán estar en todo caso resarcidos por la empresa y se regirán por lo previsto en la letra a) del apartado 3 de la letra A de este artículo.

  2. Estarán exceptuadas de gravamen las cantidades que se abonen al contribuyente con motivo del traslado de puesto de trabajo a municipio distinto, siempre que dicho traslado exija el cambio de residencia y correspondan, exclusivamente, a gastos de locomoción y manutención del contribuyente y de sus familiares durante el traslado y a gastos de traslado de su mobiliario y enseres.

  3. Estarán exceptuadas de gravamen las cantidades percibidas por los candidatos a jurado y por los jurados titulares y suplentes como consecuencia del cumplimiento de sus funciones, de acuerdo con lo previsto en el Real Decreto 385/1996, de 1 de marzo, por el que se establece el régimen retributivo e indemnizatorio del desempeño de las funciones del jurado, así como las percibidas por los miembros de las Mesas Electorales de acuerdo con lo establecido en la Orden Ministerial de 3 de abril de 1991, por la que se establece el importe de las dietas de los miembros de las Mesas Electorales.

• Artículos 147.2 a) y 147.2 b)Ley General de la Seguridad SocialExcluye de la base de cotización la locomoción y las dietas por desplazamientos, con los límites del IRPF.

  Texto de los apartados citadosTexto consolidado vigente desde el 1 de enero de 2023

  2. Únicamente no se computarán en la base de cotización los siguientes conceptos:

  a) Las asignaciones para gastos de locomoción del trabajador que se desplace fuera de su centro habitual de trabajo para realizar el mismo en lugar distinto, cuando utilice medios de transporte público, siempre que el importe de dichos gastos se justifique mediante factura o documento equivalente.

  b) Las asignaciones para gastos de locomoción del trabajador que se desplace fuera de su centro habitual de trabajo para realizar el mismo en lugar distinto, no comprendidos en el apartado anterior, así como para gastos normales de manutención y estancia generados en municipio distinto del lugar del trabajo habitual del perceptor y del que constituya su residencia, en la cuantía y con el alcance previstos en la normativa estatal reguladora del Impuesto sobre la Renta de la Personas Físicas.

  Ver el artículo 147 completo

• Artículos 59.1 y 59.2Estatuto de los TrabajadoresPlazo de un año para reclamar las cantidades debidas.

  Texto de los apartados citadosTexto consolidado vigente desde el 13 de noviembre de 2015

  1. Las acciones derivadas del contrato de trabajo que no tengan señalado plazo especial prescribirán al año de su terminación.

  A estos efectos, se considerará terminado el contrato:

  a) El día en que expire el tiempo de duración convenido o fijado por disposición legal o convenio colectivo.

  b) El día en que termine la prestación de servicios continuados, cuando se haya dado esta continuidad por virtud de prórroga expresa o tácita.

  2. Si la acción se ejercita para exigir percepciones económicas o para el cumplimiento de obligaciones de tracto único, que no puedan tener lugar después de extinguido el contrato, el plazo de un año se computará desde el día en que la acción pudiera ejercitarse.

  Ver el artículo 59 completo

Lo que han dicho los tribunales sobre cada una de las cuestiones de este artículo.